Praca bez zakłóceń, czyli przejrzystość kluczem do współpracy

Po wakacyjnym wypoczynku nawet największemu pracoholikowi może być trudno zmotywować się do sprawnego wykonywania obowiązków. Dlatego podpowiadamy, jak za pomocą kilku gadżetów wdrożyć nowe sposoby pracy w zespole, a przy okazji usprawnić komunikację w grupie.

Tablice suchościeralne

Komunikacja w biznesie wciąż nie należy do najmocniejszych stron polskich przedsiębiorstw. Potwierdzają to badania firmy IABC, które wskazują ciągły niedostatek prezesów czy menedżerów z odpowiednim zapleczem merytorycznym. Jeśli w twoim miejscu pracy nie pojawiły się jeszcze tablice suchościeralne, to prawdopodobnie do tej pory komunikacja w zespole również nie była najlepsza, a przekazywane cenne informacje gubiły się w gąszczu innych. Tablica to podstawowy element każdego biura, sali konferencyjnej, klasy, a nawet hal produkcyjnych. Pozwala na szybkie zanotowanie informacji w widocznym dla wszystkich miejscu. Pełni również funkcję przypominającą – można zapisać na niej: dane kontaktowe, cel zespołu na najbliższy dzień lub najważniejsze zadania do realizacji w danym dniu. Dodatkowo tablice suchościeralne mogą również pełnić funkcję estetyczną – zamiast na prostą, ale nudną biel, można postawić na żółtą tablicę, która doda energii twojemu zespołowi. A jeśli potrzebujecie miejsca na wiele różnych informacji – wybierz tablice składające się z kilku oddzielnych plansz. To, czy zostanie przymocowana na stałe do ściany lub będzie mobilna, na specjalnych kółkach, zależy już tylko od wybranego modelu.

Tablica organizacyjna

Jeśli posiadacie już tablice, które w waszym biurze pełnią głównie rolę dużego kalendarza dla całego zespołu, warto przyjrzeć się planszom oferowanym przez AJ Produkty specjalnie przeznaczonym do spisywania wszelkim harmonogramów. Są to np. tablice szklane magnetyczne z planem tygodniowym, miesięcznym, a nawet rocznym. Wystarczy szybkie zerknięcie na taką rozpiskę, by każdy wiedział, jakie wyzwania czekają na grupę w najbliższym czasie. Skończą się rozbieżności wynikające ze złego zapisania terminu lub problem z nakładaniem się na siebie najważniejszych spotkań. Warto przy tym pamiętać, że aż 41,9% pracowników uważa, że na efektywność najbardziej wpływa komunikacja wewnętrzna w firmie (Emplo, „Raport. Efektywność zaczyna się od komunikacji wewnętrznej” 2017). Pomocne w organizacji pracy mogą okazać się również mniejszych rozmiarów tablice informacyjne, na których pracownik może zamieścić własne zadania i najważniejsze informacje.

Flipcharty

Dobra organizacja pracy w czasie to nie wszystko. W każdej dziedzinie współpracujący ze sobą zespół trafi na wyzwania, jakie trzeba rozwiązać w sposób kreatywny. Coraz bardziej popularną i przynoszącą efekty metodą jest myślenie wizualne (visual thinking). Polega na tworzeniu przez zespół podczas dyskusji „flipów” na flipcharcie, czyli notatek w formie graficznej. Zwiększa to skupienie, kreatywność oraz zaangażowanie w problem grupy. Metoda i narzędzie przydatne okazuje się również w trakcie szkoleń.

Meble

Praca bez zakłóceń to także odpowiednia organizacja na danym stanowisku, która zależy nie tylko od zdolności planowania czasem pracownika. Nawet najlepiej zorganizowana osoba bez miejsca na przechowywanie dokumentacji nie będzie potrafiła pracować efektywnie. Dlatego tak ważne jest dostosowanie licznych szafek, szuflad czy organizerów biurkowych dla każdego zatrudnionego. Mogą być to regały wspólne dla pomieszczenia, mniejsze szafki podbiurkowe lub specjalistyczne regały, np. do archiwizacji dokumentacji.

Nie należy zapominać, że pracownicy powinni mieć również gdzie pomieścić rzeczy osobiste, np. odzież wierzchnią czy torby. Optymalne i przemyślane umeblowanie zapewni czystość i schludność pomieszczenia, a pracowników nie będzie rozpraszać zbyt duża ilość przedmiotów na widoku.