Image by Michal Jarmoluk from Pixabay.com
Krajowy System e-Faktur już za jakiś czas stanie się konieczny dla przedsiębiorców. Z jego pomocą można wystawiać faktury strukturalne wraz z przydzielonym numerem identyfikacyjnym. Taka faktura przyjmuje format XML zgodny ze strukturą logiczną e-faktury. Jak nadać uprawnienia do Krajowego Systemu e-Faktur? Kto może skorzystać z takiego rozwiązania już teraz?
Warto zauważyć, że z KSeF mogą korzystać czynni podatnicy VAT, podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS (posiadający polski identyfikator NIP) oraz przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT. Aktualnie korzystanie z systemy jest dobrowolne, przy czym użytkownik może nadać pełnomocnictwo do KSeF innej osobie, np. pracownikowi biura rachunkowego. Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się już teraz korzystać z KSeF, może liczyć na dodatkowe preferencje, w tym szybki zwrot podatku VAT (termin zwrotu skrócony zostanie z 60 do 40 dni). Aby skorzystać z takiej opcji trzeba także spełnić inne warunki, jakie wskazane zostały w przepisach prawnych. Sprawdźmy, jak odbywa się nadawanie uprawnień do Krajowego Systemy e-Faktur!
Z pewnością nadawanie uprawnień do KSeF jest rozwiązaniem, które interesuje wielu użytkowników tego systemu. Uprawnienie do korzystania z Krajowego Systemy e-Faktur można z powodzeniem scedować na pracownika. W efekcie może on nie tylko wystawiać, lecz także odbierać faktury strukturalne w imieniu podatnika. Pamiętajmy o tym, że uprawnieniami do korzystania z programu są uprawnienia do:
Takie uprawnienia przysługują podatnikowi i mogą także przysługiwać wskazanej osobie fizycznej, np. pracownikowi firmy. Dzięki temu wiemy, że mamy do dyspozycji trzy modele uprawnień: standardowy, samofakturowania i dla grupy VAT i JST. Jeśli chodzi o standardowy model, podatnik ma możliwość nadania uprawnień bezpośrednich (np. pracownikowi przedsiębiorstwa) i pośrednich (innemu podmiotowi, np. pracownikowi biura rachunkowego). Jakie informacje należy podać przy nadawaniu uprawnień? Przede wszystkim wskazujemy numer identyfikacji podatkowej podatnika, dane osoby fizycznej lub podmiotu, któremu nadajemy uprawnienia (NIP, imiona i nazwiska lub nazwa podmiotu, data urodzenia osoby fizycznej lub PESEL, numer serii i dowodu osobistego, dane unikalne identyfikujące podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej) oraz informację, czy dany podmiot lub osoba jest przedstawicielem podatkowym wskazanym w art. 18a ustawy o VAT.
Jak nadać uprawnienia do KSeF? Można to zrobić zarówno elektronicznie, jak i papierowo. W tym drugim przypadku należy skorzystać ze specjalnego formularza ZAW-FA. Jednakże ważne jest to, że korzystanie z papierowego zawiadomienia zostało przewidziane jedynie dla podmiotów, które nie mają możliwości uwierzytelnienia się w elektroniczny sposób. Dotyczy to zatem podmiotów, które nie posiadają profilu zaufanego, kwalifikowanego podopisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej i unikalnego wygenerowanego przez KSeF tokenu. Jeżeli podatnik niebędący osobą fizyczną posiada elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z NIP-em, może korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, bez konieczności zgłaszania w urzędzie skarbowym.
Krajowy System e-Faktur jest nowoczesnym systemem informatycznym, który ma za zadanie usprawniać pracę i kierować faktury w jedno centralne miejsce. Ogromne znaczenie ma to, że już od 2026 roku system ten stanie się obowiązkowy praktycznie dla każdego przedsiębiorcy. Warto zatem przygotować się na jego wdrożenie jak najszybciej, zwłaszcza że zostało niewiele czasu. Korzystanie z KSeF nie jest trudne, a liczne funkcjonalności przekładają się na usprawnienie i ułatwienie codziennych zadań. To sprawia, że przedsiębiorcy coraz chętniej wdrażają takie rozwiązania w swoich firmach.
